Habius · Documento legal
Política de Privacidad
Última actualización: 24 de agosto de 2026
1Quiénes somos
Esta Política describe cómo Habius trata los datos personales en el marco de su plataforma de acreditación y control documental (la «Plataforma»). El responsable de esta Política es HabiPass SpA, que opera comercialmente bajo la marca Habius, RUT 78.434.657-9, con domicilio en Orella 610, Oficina 404, Antofagasta, Región de Antofagasta, Chile.
La persona designada para atender los asuntos de protección de datos es Nicolás Orellana. El medio de contacto para notificar solicitudes de titulares y para cualquier consulta sobre esta Política es contacto@habius.cl. Esta Política se publica y se mantiene permanentemente disponible en este sitio en cumplimiento del deber de información y transparencia del artículo 14 ter de la Ley N° 21.719.
2Nuestro doble rol: Responsable y Encargado
Conforme a la Ley N° 21.719, Habius cumple dos roles distintos según los datos de que se trate:
- Como Responsable: respecto de los datos de los usuarios de cuenta de nuestros clientes, de los contactos comerciales y de los visitantes de nuestro sitio. Esta Política regula principalmente este tratamiento.
- Como Encargado, es decir, tercero mandatario en los términos del artículo 15 bis de la Ley N° 21.719: respecto de los datos que cada empresa cliente carga en la Plataforma. En estos casos la empresa cliente es el Responsable, y Habius trata los datos por su cuenta y conforme a sus instrucciones documentadas, sin poder tratarlos para un objeto distinto del convenido (ver sección 5).
3Qué datos tratamos (como Responsable)
- Datos de identificación y contacto de los usuarios de cuenta del cliente (nombre, correo, cargo) y sus credenciales de acceso.
- Datos comerciales y de facturación de la empresa cliente.
- Datos de contacto de personas que nos escriben o solicitan información (contactos comerciales).
- Datos técnicos y de uso de la Plataforma (registros de actividad, datos de navegación y cookies).
4Para qué los tratamos y con qué base de licitud
Las bases de licitud invocadas son las del artículo 13 de la Ley N° 21.719:
- Prestar y administrar el Servicio: necesidad para la ejecución del contrato con la empresa cliente (artículo 13 letra c).
- Facturar y cumplir obligaciones legales y tributarias: cumplimiento de una obligación legal (artículo 13 letra b).
- Responder consultas y dar soporte: ejecución del contrato o interés legítimo (artículo 13 letras c y d).
- Comunicaciones comerciales y mejora del Servicio: interés legítimo en mantener la relación comercial y perfeccionar la Plataforma (artículo 13 letra d), con derecho del titular a oponerse en cualquier momento (artículo 8° de la misma ley).
- Seguridad de la Plataforma: interés legítimo en proteger el Servicio y a sus usuarios (artículo 13 letra d).
5Datos que tratamos por cuenta de la empresa cliente (como Encargado)
La Plataforma organiza cuatro tipos de fichas. En todas ellas la empresa cliente decide qué carga, para qué y por cuánto tiempo; Habius solo almacena, procesa y resguarda ese contenido según sus instrucciones, y la asiste en el cumplimiento de sus obligaciones legales.
a) Trabajadores
Datos de identificación (nombre, RUT, cédula de identidad y su imagen), datos de contacto, cargo y faena asignada, y los documentos de acreditación que la empresa exige: certificados de capacitación, licencias y permisos, contratos y anexos, certificados de antecedentes y exámenes ocupacionales.
Los exámenes ocupacionales son datos personales sensibles, porque revelan datos relativos a la salud del titular (artículo 2 letra g de la Ley N° 21.719), y quedan sujetos al régimen reforzado de los artículos 16 y 16 bis. Estos documentos se guardan en un repositorio separado del resto, con control de acceso propio.
b) Vehículos
Patente, tipo, marca, modelo, año, color, propietario declarado y notas de la ficha, junto con los documentos del móvil: revisión técnica, permiso de circulación, seguro obligatorio y pólizas, y los certificados que exija el contrato.
Encuadre: los datos de un vehículo, por sí solos, no son datos personales. Pasan a serlo cuando permiten identificar directa o indirectamente a una persona natural (artículo 2 letra f de la Ley N° 21.719), lo que ocurre típicamente cuando el propietario declarado en el permiso de circulación o en el seguro es una persona natural, o cuando la patente se asocia en la ficha a un conductor determinado. En esos casos, y solo en ellos, tratamos esa información con el mismo régimen que el resto de los datos personales.
c) Equipos
Código interno con que la empresa rotula el equipo, tipo, marca, modelo, número de serie, ubicación, fecha de fabricación y vida útil, más los certificados de control que su tipo exige: certificaciones, mantenciones, ensayos y revisiones periódicas.
Encuadre: los datos de un equipo describen una cosa, no a una persona, y en general no constituyen datos personales. Sí pueden serlo los datos de personas naturales que aparezcan dentro de un certificado, por ejemplo el nombre y la firma del profesional que certificó el equipo, o el nombre del trabajador al que se asignó; ese contenido se trata como dato personal.
d) Empresa
Documentos de la propia empresa cliente como persona jurídica: certificados F30 y F30-1 de la Dirección del Trabajo, pólizas, reglamento interno de orden, higiene y seguridad, y demás documentación corporativa que exija el mandante.
Encuadre: los datos de una persona jurídica no son datos personales. Sin embargo, algunos de estos documentos contienen datos de personas naturales en su interior; el certificado F30-1, por ejemplo, individualiza a los trabajadores y sus remuneraciones. Ese contenido sí es dato personal y se trata como tal.
El titular que desee ejercer sus derechos sobre cualquiera de estos datos debe dirigirse a la empresa cliente, que es el Responsable, sin perjuicio de la asistencia que le prestamos y del aviso de privacidad que se entrega al momento de cargar los documentos.
6Lectura de documentos con inteligencia artificial
Declaramos este tratamiento de forma expresa porque alcanza documentos personales y, entre ellos, datos sensibles.
Qué hace la IA
Cuando se carga un documento en la Plataforma, en PDF o como fotografía, su contenido se envía a un modelo de inteligencia artificial de un proveedor externo para leerlo y proponer los campos de la ficha: a qué persona o a qué vehículo pertenece el documento, qué documento es, y sus fechas de emisión y vencimiento. En vehículos, además, la patente y el propietario que el papel declara. Esa propuesta se contrasta después con lo que la ficha ya tiene.
Sobre qué datos
Sobre el contenido íntegro del documento cargado. Eso incluye datos de identificación como el RUT, el nombre y la imagen de la cédula de identidad, y también datos sensibles cuando el documento es un examen ocupacional, por tratarse de datos relativos a la salud (artículo 2 letra g de la Ley N° 21.719).
Finalidad y base de licitud
La única finalidad es ordenar e identificar los documentos que la empresa cliente carga y calcular sus vigencias. No se utilizan para elaborar perfiles de las personas, ni para evaluarlas, ni con fines publicitarios, ni para entrenar modelos propios. Respecto de los datos que tratamos como Encargado, la base de licitud la determina la empresa cliente en su calidad de Responsable; Habius realiza esta lectura porque forma parte del encargo convenido y de la ejecución del contrato de servicio (artículo 13 letra c y artículo 15 bis de la Ley N° 21.719).
No hay decisión automatizada: la IA propone y una persona aprueba
La Ley N° 21.719 reconoce en su artículo 8° bis el derecho del titular a oponerse y a no ser objeto de decisiones basadas en el tratamiento automatizado de sus datos personales que produzcan efectos jurídicos en él o lo afecten significativamente, y su artículo 14 ter letra l obliga a informar la existencia de tales decisiones y la lógica aplicada. En Habius ninguna decisión que afecte a una persona se adopta de forma automatizada. La lógica es la siguiente:
- La IA lee el documento y devuelve campos propuestos. No emite veredictos: no marca un documento como válido ni habilita a nadie.
- Lo que la IA propone se comprueba con el código, no se acepta por confianza. La identidad leída en la cédula se valida aritméticamente con los dígitos verificadores del RUT y de la banda de lectura mecánica del documento; una fecha o una patente que no calzan con la ficha se marcan como hallazgo, no se aplican en silencio.
- El documento queda en estado en revisión hasta que una persona del equipo de la empresa cliente lo aprueba o rechaza. Solo esa decisión humana le da efecto: hasta entonces el documento no acredita nada.
- Esa decisión queda registrada en el historial de la ficha, con el nombre y el rol de quien la tomó y la fecha y hora en que se tomó. El rechazo exige indicar un motivo, que también se registra.
- Si un hallazgo se pasa por alto, la observación no se borra: queda constancia tanto del hallazgo como de la decisión de pasarlo por alto y de quién la tomó.
- Como defensa adicional, si el texto de un documento contiene instrucciones dirigidas al modelo, la Plataforma fuerza la verificación manual en lugar de aceptar la lectura.
En consecuencia, la habilitación o el rechazo de un trabajador, un vehículo o un equipo es siempre el resultado de una decisión humana adoptada por la empresa cliente, sobre información que la inteligencia artificial solo ayudó a ordenar.
Qué proveedores intervienen
Utilizamos dos proveedores de modelos de inteligencia artificial, que actúan como subencargados y que se individualizan en la tabla de la sección 7: Google, con sus modelos Gemini, que es el proveedor por defecto, y Anthropic, con sus modelos Claude, que actúa como respaldo cuando el primero no responde. Ambos procesan la información en los Estados Unidos, por lo que aplica lo indicado en la sección 8 sobre transferencias internacionales.
El titular puede oponerse a este tratamiento o pedir información adicional sobre él escribiendo a contacto@habius.cl; si los datos se tratan por cuenta de una empresa cliente, derivaremos la solicitud a ella.
7Con quién compartimos datos
No vendemos datos personales. Para prestar el Servicio utilizamos proveedores tecnológicos (subencargados) que tratan datos por nuestra cuenta, bajo acuerdos de tratamiento de datos:
| Proveedor | Función | Datos que alcanza | Ubicación |
|---|---|---|---|
| Supabase | Base de datos, autenticación y almacenamiento de documentos | Todos los datos de la Plataforma, incluidos los sensibles | Estados Unidos |
| Vercel | Alojamiento y ejecución de la aplicación | Datos en tránsito y registros de solicitudes | Estados Unidos |
| Google (modelos Gemini) | Lectura de documentos con IA, proveedor por defecto | Contenido íntegro del documento cargado, incluidos datos de salud | Estados Unidos |
| Anthropic (modelos Claude) | Lectura de documentos con IA, respaldo del anterior | Contenido íntegro del documento cargado, incluidos datos de salud | Estados Unidos |
| Sentry | Monitoreo de errores y rendimiento | Datos técnicos y posibles identificadores en trazas de error | Estados Unidos |
| Google Workspace | Correo electrónico, envío de notificaciones y ofimática | Correo y contenido de las notificaciones | Estados Unidos |
Habius no delega parte alguna del encargo en un tercero distinto de los señalados sin autorización específica y por escrito del Responsable, y continúa respondiendo solidariamente por el subencargado en quien delegue, conforme al artículo 15 bis de la Ley N° 21.719.
8Transferencias internacionales
Dado que los proveedores señalados procesan datos en los Estados Unidos, existen transferencias internacionales de datos. Estas se amparan en cláusulas contractuales y demás instrumentos jurídicos con garantías adecuadas suscritos con cada proveedor, mecanismo previsto en el artículo 27 letra b de la Ley N° 21.719 y cuyo estándar define su artículo 28. Cuando la Agencia de Protección de Datos Personales apruebe cláusulas modelo, nos ajustaremos a ellas.
A la fecha de esta Política los Estados Unidos no cuentan con una declaración de nivel adecuado de protección emitida por la Agencia de Protección de Datos Personales conforme al artículo 28 de la Ley N° 21.719.
9Por cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos los datos mientras dure la relación con la empresa cliente y, posteriormente, por los plazos que exija la ley. Al término del Servicio, los datos tratados por cuenta del cliente se devuelven o eliminan conforme al contrato, salvo aquellos cuya conservación sea legalmente obligatoria. Los registros eliminados por el cliente pasan por una papelera temporal antes de su borrado definitivo, para permitir revertir una eliminación por error.
10Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, en cumplimiento de los deberes de protección desde el diseño y por defecto (artículo 14 quáter) y de seguridad (artículo 14 quinquies) de la Ley N° 21.719. Entre ellas: cifrado en tránsito y en reposo, control de accesos por roles, aislamiento de los datos de cada empresa cliente, almacenamiento de los documentos sensibles en un repositorio separado con acceso mediante enlaces firmados de vigencia limitada, y registro de actividad que deja trazabilidad de quién hizo qué y cuándo.
Ante una vulneración de seguridad que afecte datos personales, la reportaremos sin dilaciones indebidas y llevaremos el registro correspondiente, conforme al artículo 14 sexies de la Ley N° 21.719, informando además a los titulares cuando la vulneración afecte datos sensibles. Ningún sistema es completamente infalible, por lo que trabajamos para mantener y mejorar continuamente estas medidas.
11Derechos de los titulares
El titular de los datos puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo. También puede oponerse a las decisiones basadas en tratamiento automatizado en los términos del artículo 8° bis de la Ley N° 21.719, sin perjuicio de lo explicado en la sección 6. Para ello puede escribir a contacto@habius.cl, identificándose adecuadamente. Responderemos dentro de los plazos legales. Tratándose de datos tratados por cuenta de una empresa cliente, derivaremos la solicitud a dicha empresa, que es la Responsable.
El titular también puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales si estima que sus derechos no han sido debidamente atendidos.
12Cookies
Nuestro sitio y Plataforma utilizan cookies y tecnologías similares para su funcionamiento y para analizar su uso. El detalle y las opciones de configuración se encuentran en la Política de Cookies.
13Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios legales o de nuestro Servicio. Los cambios relevantes se informarán a través de la Plataforma o por correo, e indicaremos la fecha de la última actualización.
14Contacto
Para cualquier consulta sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos, puede escribir a contacto@habius.cl, o dirigirse por escrito a Orella 610, Oficina 404, Antofagasta, Chile.